DEFTER VE BELGELERİN SAKLANMA SÜRESİ

DEFTER VE BELGELERİN SAKLANMA SÜRESİ

DEFTER, KAYIT VE BELGELERİN SAKLANMA SÜRESİ

 

1.1 SAKLANMA SÜRESİ

TÜRK TİCARET KANUNU AÇISINDAN

Halen yürürlükte olan 6102 Sayılı Türk Ticaret Kanunu’nun “Belgelerin saklanması, saklama süresi” başlıklı 82 inci maddesi uyarınca, her tacir ticari defterlerini, envanterleri, açılış bilançolarını, ara bilançolarını, finansal tablolarını, yıllık faaliyet raporlarını, topluluk finansal tablolarını ve yıllık faaliyet raporlarını ve bu belgelerin anlaşılabilirliğini kolaylaştıracak çalışma talimatları ile diğer organizasyon belgelerini, yapılan kayıtların dayandığı belgeleri, sınıflandırılmış bir şekilde bulundukları yılı takip eden takvim yılından başlayarak on yıl geçinceye kadar saklanmak mecburiyetindedir.

Bir tacirin saklamakla yükümlü olduğu defterler ve belgeler yangın, su baskını veya yer sarsıntısı gibi bir afet veya hırsızlık sebebiyle ve kanuni saklama süresi içinde zıyaa uğrarsa tacir zıyaı öğrendiği tarihten itibaren on beş gün içinde ticari işletmesinin bulunduğu yer yetkili mahkemesinden kendisine bir belge verilmesini isteyebilir (Zayi Belgesi). Bu dava hasımsız açılır. Mahkeme gerekli gördüğü delillerin toplanmasını da emredebilir.

Gerçek kişi olan tacirin ölümü halinde mirasçıları ve ticareti terk etmesi halinde kendisi defter ve kağıtları saklamakla yükümlüdür. Mirasın resmi tasfiyesi halinde veya tüzel kişi sona ermişse defter ve kağıtlar birinci fıkra gereğince on yıl süreyle sulh mahkemesi tarafından saklanır.

Türk Ticaret Kanunu’nun ‘Görüntü ve veri taşıyıcılara aktarılmış belgelerin ibrazı” başlıklı 82 inci maddesi uyarınca, saklanması zorunlu olan belgeleri, sadece görüntü veya başkaca bir veri taşıyıcısı aracılığıyla ibraz edebilen kimse, giderleri kendisine ait olmak üzere, o belgelerin okunabilmesi için gerekli olan yardımcı araçları kullanıma hazır bulundurmakla yükümlüdür; icap ettiği takdirde belgeleri, giderleri kendisine ait olmak üzere bastırmalı ve yardımcı araçlara ihtiyaç duyulmadan okunabilen kopyalarını sunabilmelidir.

VERGİ USUL KANUNU AÇISINDAN

Vergi Usul Kanunu’nun “Defter ve Vesikaları Muhafaza” başlıklı 253 üncü maddesi uyarınca defter ve belgelerin saklanma süresi, ilgili bulundukları yılı takip eden takvim yılından başlayarak beş yıldır.

SOSYAL GÜVENLİK KANUNU AÇISINDAN

5510 Sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu’nun 86/2. Maddesi uyarınca defter, kayıt ve belgeleri saklama süresi ilgili olduğu yılı takip eden yılbaşından başlamak üzere on yıldır. Örneğin, 2006 yılı defter ve belgelerin saklanma süresi 31.12.2016 tarihinde sona ermektedir.

1.2 ÖZELLİK ARZEDEN DURUMLAR

  • Muhasebe işlemlerinizde zamanaşımına uğrayan dönemlerden kaynaklanan ve daha sonraki yıllarla ilişkilendirilen veya sarkan bir işlem varsa zamanaşımı süresi içerisinde olsa dahi işlemin kaynaklandığı yıla ait defter ve belgeler imha edilmemelidir. Örneğin, Geçmiş yıllar zararı mahsup edildiğinde, zararın doğduğu yıl 5 yıllık zamanaşımı süresini doldurmuş olsa dahi, defter ve belgelerin muhafaza ve ibraz süresi bu zararın mahsup edildiği yılı takip eden takvim yılından başlayacaktır.
  • Gelir Vergisi Kanunu hükümlerine göre, yıllara sari inşaat işlerinde vergiyi doğuran olay işin bittiği yılda doğmakta ve zamanaşımı da izleyen yıldan başlamaktadır. Bu kapsamda örneğin 2010 yılında başlayan bir inşaat işinin 2015 yılında bitirilmiş olması halinde, tarh zamanaşımı normal olarak 2016 yılında başlayacak ve 31.12.2020 tarihinde bitecektir.

  • Yatırım indirimi uygulaması 1.1.2006 tarihinden itibaren vergi sistemimizden kaldırılmıştır. Ancak, endeksleme ile gelen yatırım indirimi istisna tutarlarını kazançlarından indiren mükellefler defter ve belgelerini saklamaya, yatırım indirimine tabi harcamaların kurum kazancından tamamen düşüldüğü yılı izleyen takvim yılı başından başlayacaklardır.
  • Tasfiyeye giren firmalarda zaman aşımı tasfiyeye giriş ve bitiş arasındaki tüm dönemleri de kapsar şekilde, tasfiyenin son bulduğu dönemi takip eden yılın başından başlamaktadır.
  • Amortismana tabi kıymetin iktisabı ile ilgili belgeler ve önceki yıllarda ayrılmış aşınma payı kayıtlarının beş yıllık muhafaza süresi kıymetin tamamen itfa edildiği yılı izleyen takvim yılı başından başlamaktadır.
  • Kurum stopajında da özellikli bir husus vardır. Vergi idaresi kurum stopajında zaman aşımının stopajın ait olduğu yıldan değil, yapıldığı yıldan başladığı görüşündedir. Örneğin Vergi idaresine göre 2012 yılı kazancı ile ilgili kar 2015 yılında dağıtılırsa stopaj kar dağıtımına bağlı olarak 2015 yılında doğduğundan 2012 yılına ait defter ve belgelerin zaman aşımı da 01.01.2016 tarihinden başlayacaktır. Yani 2012 yılı defterleri 31.12.2017 tarihine kadar değil 31.12.2020 tarihine kadar saklanacaktır. Ancak Danıştay’ın vergi idaresiyle görüşleri farklı olduğunu da hatırlatmak isteriz.
  • 4857 sayılı İş Kanununda gerekse 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanununda işyeri kayıt ve belgeleri için herhangi bir saklama süresi öngörülmemiştir. Ancak 5326 sayılı Kabahatler Kanununda 50 bin Türk Lirasından az idarî para cezasını gerektiren kabahatlerde zamanaşımı süresi üç yıl olarak belirlendiğinden, Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı iş müfettişleri tarafından yapılan incelemelerde geriye doğru üç yıllık kayıt ve belgeler incelenmek üzere istenmekte ve incelenmektedir.

1.3 ÖNERİLERİMİZ

  • Amortismana Tabi İktisadi Kıymetlere ait belge asılları ve amortisman hesaplamalarınızı, varsa Demirbaş ve Amortisman Defterinizi saklayınız.
  • Beyanname ve bildirgelerin sureti ile bunlara ait tahakkuk fişi ve özellikle ödeme makbuzlarını, iade ve mahsup dilekçelerinizi ilgili dairelerden borç kontrolü yapmadan imha etmeyiniz, hatta saklayınız.
  • Firmaların, ileride yapacakları sermaye artışında Mali Müşavir tarafından Sermayenin Ödendiğinin Tespiti’ne dair rapor yazılabilmesi için imha edeceğiniz dönemlerde sermaye ödemesi varsa bu dönemlere ait deflerler ve sermaye ödeme makbuz asıllarını saklayınız.
  • Aşağıda sayılan, defter ve belgeleri ise tasdik ve düzenleme tarihi ne olursa olsun imha etmeyiniz.
  • Yönetim Kurulu Karar Defteri,
  • Ortaklar Kurulu Karar Defteri,
  • Genel Kurul Karar Defteri,
  • Ortaklar Pay Defteri,
  • Kuruluş, genel kurul, sermaye artışı, ana sözleşme tadili, hisse ve pay devirleri ile ilgili belgeler,
  • Devam eden Sözleşmeler ve vekâletnameler,
  • Sonuçlanmamış davalara ait defter ve belgeler,
  • Anlaşmalı matbaalarca verilen bilgi fişleri,

  ​1.4 CEZAİ MÜEYYİDELER

  • Vergi Mevzuatı açısından defter ve belgelerin vergi incelemesine yetkili olanlara herhangi bir mücbir sebep hali olmaksızın ibraz edilmemesi halinde, özel usulsüzlük cezası kesilir. Ayrıca, Gelir veya Kurumlar vergisi ve KDV matrahlarının re’sen takdiri yapılır. İndirim konusu yapılan KDV.’leri reddedilir, gerektiğinde ilgililer hakkında Cumhuriyet Savcılığına suç duyurusunda bulunulur.
  • Sosyal güvenlik mevzuatı açısından; işyeri yasal kayıt ve belgelerinin sosyal güvenlik müfettişleri tarafından incelenmek üzere talep edilmesi halinde, mücbir sebep olmaksızın ibraz edilmemesi veya eksik ibraz edilmesi halinde idari para cezası uygulanacaktır.  Ayrıca başta asgari işçilik incelemesi de dahil olmak üzere işveren aleyhine resen prim tahakkuku yapılabilecektir. İdari para cezası, bilânço esasına göre defter tutmakla yükümlü olanlar için, aylık brüt asgari ücretin oniki katı, diğer defterleri tutmakla yükümlü olanlar için, aylık brüt asgari ücretin altı katı tutarında idari para cezası uygulanır.

 Ahmet CİVELEK

İLKE DENETİM DANIŞMANLIK S.M.M.M. LİMİTED ŞİRKETİ

KISACA BİZ

İlke Denetim Danışmanlık S.M.M.M. Ltd. Şti. 1994 yılında SMMM Ahmet Civelek tarafından çeşitli sektörlerdeki yerli ve yabancı firmalara profesyonel muhasebe ve mali danışmanlık hizmeti vermek üzere kurulmuştur.

HIZLI İLETİŞİM

Telefon: 0.212 230 50 66    /    0.212 230 43 06

E-Mail: info@ilkedenetim.com